Algemeen

Het werkwoord boekhouden kan op verschillende manieren uitgelegd worden. In het woordenboek komen de volgende omschrijvingen voor:

Boekhouden:
• Aantekening houden van belangrijke zaken
• Volgens bepaalde regels aantekening houden van feiten van financiële aard
• De wetenschap van het boekhouden.

Boekhouder:
• Wie boekhoudt

Boekhoudkundig:
• Op de hoogte van, overeenkomstig de regels van het boekhouden.

Het bijhouden van de een boekhouding voor natuurlijke personen (eenmanszaak, VOF of maatschap) is een wettelijke verplichting die terug te vinden is in het Burgerlijk wetboek boek 3 art. 15i lid 1:

Een ieder die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Voor rechtspersonen is een vergelijkbare bepaling opgenomen in boek 2 van het burgerlijk wetboek art. 10 lid 1:

Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

Waarom?

Naast het feit dat voor het ondernemers een verplichting is, geeft het bijhouden van de boekhouding ook inzicht in de financiële zaken van de onderneming. Maar ook privé kan het heel handig zijn om de boekhouding goed op orde te hebben.

Door de boekhouding regelmatig bij te werken heb je toegang tot de laatste financiële gegevens waarop je beslissingen kan baseren. Enkele vragen die met behulp van de financiële gegevens beantwoord kunnen worden zijn:

• Is er voldoende liquide middelen om de investering te doen?
• Welke debiteuren hebben nog niet betaald?
• Welke betalingen moeten de komende periode gedaan worden?
• Wat is de omzet ten opzichte van vorig jaar?

Naast het verplicht bijhouden van de administratie voor de belastingdienst, geeft een goed geordende administratie veel inzicht en gemak bij het voeren van de onderneming of huishouden.

Factureren

Verkoopfacturen

Als ondernemer ben je verplicht een factuur op te stellen voor leveringen van goederen en diensten die geleverd worden aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn moeten een factuur ontvangen. Denk hierbij aan verenigingen en stichtingen.

De facturen die naar je klanten verstuurd worden moeten aan een aantal wettelijke eisen voldoen. De meeste zijn logisch maar het is toch goed om je factuur eens goed te bekijken of alle wettelijke bepalingen erin zitten:

• Volledige naam en adres van de afnemer
• Volledige naam en adres van de onderneming
• Omzetbelastingnummer van de onderneming
• KvK nummer van de onderneming
• De datum waarop de factuur is uitgereikt
• Een uniek volgnummer
• Een omschrijving van de goederen of diensten die geleverd zijn
• Het aantal geleverde goederen of diensten
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
• Het bedrag exclusief omzetbelasting
• Het omzetbelasting tarief
• Het omzetbelasting bedrag

Facturen kunnen op verschillende manieren worden opgesteld. Geschreven, via de computer met bijvoorbeeld Word of Excel, of via een speciaal ontwikkeld software programma. De keuze die gemaakt wordt hangt vaak af van de aantal facturen die verstuurt worden en de kennis van de benodigde programma’s.

Een facturatieprogramma binnen uw huidige boekhoudpakket heeft als voordeel dat de omzet gelijk verwerkt wordt in de administratie. Het nadeel hiervan is dat het meestal duur en uitgebreid pakket is wat vaak niet optimaal wordt benut.

De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin de dienst of product is geleverd. Een kopie van de verstuurde facturen moeten minimaal 7 jaar bewaard blijven.

De volgende ondernemers hoeven niet aan de factuureisen te voldoen:
• Ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer
• Ondernemers in de horeca
• Ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren
• Ondernemers die vallen onder de landbouwregeling en/of veehandelsregeling
• Ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt.